kniha - 1. Účtovné doklady

Obsah

  1. Úvod
  2. Druhy a členenie účtovných dokladov
  3. Náležitosti účtovných dokladov
  4. Spracovanie, obeh a úschova účtovných dokladov
  5. Hlavné zásady účtovnej dokumentácie
  6. Kontrolné otázky

1. Úvod

Účtovný doklad je dokument - písomnosť, kde sa zachytáva druh hospodárskej operácie, miesto a čas jej uskutočnenia, údaj o množstve, peniazoch a ďalšie doklady.

Účtovná doklady okrem toho, že dokladujú (dokumentujú) účtovné zápisy, overujú uskutočnené účtovné zápisy, overujú uskutočnené obchodné prípady, ktoré ovplyvňujú stav majetku podniku a jeho záväzkov, jeho náklady a výnosy, výdavky a príjmy.

Každý účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.

Bez účtovného dokladu sa nesmie účtovať.

2. Druhy a členenie účtovných dokladov

Účtovné doklady sa od seba líšia účelom, na ktorý boli vystavené, obsahom a miestom vystavenia. Niektoré obsahujú vznik jednej hospodárskej alebo účtovnej operácie, iné dokumentujú celý súbor účtovných prípadov.

Druhy dokladov podľa účelu:

  1. preukazné doklady - overujú vykonanie hospodárskej operácie (Prijatá faktúra za materiál, príjmový pokladničný doklad, výpis z bankového účtu o náhrade dodávateľom a pod.);
  2. príkazno-preukazné doklady - sú doklady, ktorých súčasťou je aj overenie, ako sa príkaz na uskutočnenie danej operácie splnil, i keď postupne, v časovom odstupe (výdajka materiálu po vystavení a po výdaji materiálu).

Druhy dokladov podľa obsahu:

  1. externé (vonkajšie) účtovné doklady - vznikajú zo styku podniku s vonkajším okolím (faktúry, výpisy z bankových účtov). Tieto doklady môžu byť prijaté, v prípade že ich podnik dostal od iného subjektu, alebo vydané, ak ich podnik posiela svojim obchodným partnerom.
  2. interné - (vnútorné) doklady - vyplývajú z vnútornej činnosti podniku (výdajka, odpisovaný plán, zúčtovacia a výplatná listina).

Druhy dokladov podľa podľa počtu zachytených účtovných prípadov:

  1. jednotlivé účtovné doklady - obsahujú iba jeden účtovný prípad (jednotlivá faktúra, výdajka);
  2. zberné účtovné doklady - zhrňujú viac jednotlivých dokladov, ktoré zachytávajú rovnaké hospodárske operácie, aby sa mohli zaúčtovať jednou položkou. Zberný údajový dokladmôže zahrňovať jednotlivé účtovné doklady denne, najviac však za jeden kalendárny mesiac (výkazy spotreby materiálu podľa výdajok).

3. Náležitosti účtovných dokladov

Každý účtovný doklad musí obsahovať základné údaje, ktoré sa označujú ako náležitosti účtovných dokladov.

Jednotlivé účtovné doklady musia mať podľa zákona č. 563/91 Zb. o účtovníctve (paragraf 11) tieto náležitosti:

  1. označenie účtovného dokladu, ak z jeho obsahu nevyplýva aspoň nepriamo, že ide o účtovný doklad.
  2. opis obsahu účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov, ak z účtovného dokladu nevyplýva aspoň nepriamo
  3. peňažnú sumu alebo údaj o množstve a cene,
  4. dátum vyhotovenia účtovného dokladu
  5. dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia účtovného dokladu,
  6. podpis osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zúčtovanie; tieto podpisy možno nahradiť iným preukazným spôsobom.

Uvedené náležitosti sú záväzné a bez nich sa nemôže doklad považovať za účtovný doklad, na základe ktorého sa robia účtovné zápisy.

Účtovné doklady sa musia vyhotoviť bez zbytočného odkladu hneď po zistení skutočností, ktoré sa nimi dokladujú.

4. Spracovanie, obeh a úschova účtovných dokladov.

Spracovanie účtovných dokladov

Každý účtovný doklad, či už vystavený alebo prijatý, sa musí skontrolovať zo stránky vecnej a formálnej správnosti.

Preskúmavanie vecnej správnosti spočíva v tom, že sa zisťuje správnosť všetkých údajov obsiahnutých v účtovných dokladoch.

Pri preskúvaní správnosti údajov v účtovných dokladoch sa zisťuje súlad obsahu účtovných dokladov so skutočnosťou, t.j. správnosť uvedeného množstva a ceny, dodržiavanie zmluvných podmienok, ako ja počtová správnosť číselných údajov uvedených v dokladoch a pod.

Za správnosť hospodárskych operácií sú priamo zodpovední pracovníci, ktorí tieto operácie podľa svojich právomocí nariadili alebo schválili.

Vecná správnosť účtovných dokladov sa musí preskúmať pred ich zaúčtovaním.

Preskúmavanie formálnej správnosti vykonávajú len účtovnícki pracovníci, ktorí skúmajú skúmajú úplnosť predpísaných náležitostí účtovného dokladu a dodržanie zásad o úprave dokladov (negumované, neprepisované).

Z formálnej stránky sa musia všetky účtovné doklady preskúmať vždy pred ich zaúčtovaním.

Chyby zistené v účtovných dokladoch pri preskúmavaní treba opraviť účtovným spôsobom.

Zistená chyba musí ostať aj po oprave čitateľná, s pripojeným dátumom a podpisom pracovníka, ktorý chybu opravoval.

Preskúmaný účtovný doklad sa môže zaúčtovať. Pred zaúčtovaním sa označí účtovacím predpisom, kde sa určia účty, ktorých sa operácia týka, a uvedie sa suma, podpis a dátum. Účtovací predpis môže byť vyhotovený ako samostatný lístok, ktorý sa pripojí k účtonému dokladu, alebo už je na účtovnom doklade priamo vytlačený (napríklad príjemka, pokladničné doklady), alebo sa formou pečiatky dáva na doklad.

Účtovací predpis môže mať takúto podobu:

Obeh účtovných dokladov

Cesta dokladu od vyhotovenia až po uloženie v archíve sa nazýva obeh účtovného dokladu. Správny obeh dokladov urýchľuje ich spracovanie a uľahčuje kontrolu.

Dôležitou podmienkou presnosti a pohotovosti účtovníctva všetkých podnikateľských subjektov je podrobne vypracovaný a riadne dodržiavaný obeh účtovných dokladov.

Obeh účtovných dokladov obsahuje mená a podpisové vzory pracovníkov oprávnených schvaľovať obchodné a účtovné prípady a pracovníkov určených na preskúmanie prípustnosti týchto prípadov, prípadne spôsob nahradenia ich podpisov (kódom, pečiatkou).

Príklad:

Jednotlivé kroky obehu prijatej faktúry za materiál možno znázorniť na faktúre takto:

  1. Zápis do knihy prišlej pošty. Označenie dátumu príchodu.
  2. Očíslovanie faktúry podľa záznamu do knihy došlých faktúr.
  3. Kontrola vecnej správnosti faktúry pracovníkom, ktorý je za dodávku zodpovedný.
  4. Preskúmanie formálnej správnosti faktúry a opečiatkovanie dokladu účtovacím predpisom.
  5. Predkontácia dokladu do príručného archívu.
  6. Uloženie dokladu do účtovného archívu.

Úschova účtovných dokladov

Účtovné doklady sú dôležitým účtovným preukazným materiálom. Musia sa preto starostlivo uschovávať, aby sa mohli použiť pri kontrole a pri objasnení neskôr vzniknutých nejasností.

Do konca účtovného roka sa uschovávajú doklady v príručnom archíve. Po ročnej uzávierke účtovných kníh sa účtovné doklady ukladajú do účtovného archívu, a to na obdobie určené zákonom č. 563/91 Zb. o účtovníctve (paragraf 31 a 32).

V účtovnom archíve sa účtovné doklady archivujú v súboroch (napríklad podľa účtovných období, druhov a čísel). Uložené účtovné doklady sa zapisujú do viazanej archívnej knihy.

Po uplynutí uschovacej lehoty sa účtovné doklady z účtovného archívu vyraďujú. Vyradenie sa poznamená v archívnej knihe. Vyradenie účtovných dokladov sa nazýva skartácia.

5. Hlavné zásady účtovnej dokumentácie

Pri vykjonávaní účtovných zápisov a pri spracovaní účtovnej dokumentácie platia tieto hlavné zásady:

  1. Žiadny účtovný zápis sa nesmie spraviť bez účtovného dokladu (zásada dokladovosti).
  2. Účtovný doklad zabraňuje duplicite v zápisoch.
  3. Účtovný doklad musí byť čitateľný.
  4. Zistená chyba pri spracovaní dokladov musí ostať po oprave čitateľná, s dátumom a podpisom pracovníka, ktorý opravu urobil.
  5. Na každom doklade, ktorý prešiel formálnou a vecnou kontrolou, musí byť účtovací predpis - tzv. predkontácia.
  6. Po zaúčtovaní musí byť účtovný doklad v bežnom roku k dispozícii.
  7. Uschované doklady musia byť zabezpečené pred stratou a znehodnotením.
  8. Účtovné doklady sa musia archivovať podľa platných predpisov (zákon o účtovníctve č. 563/91).
  9. 5. Kontrolné otázky

    1. Čo je to účtovná dokumentácia?
    2. Čo je to účtovný doklad?
    3. Z akých hľadísk môžeme členiť účtovné doklady?
    4. Aké druhy dokladov poznáte podľa účelu?
    5. Aké druhy dokladov poznáte podľa obsahu?
    6. Ktoré sú jednotlivé doklady a ktoré zberné doklady?
    7. Charakterizujte jednotlivé druhy dokladov.
    8. Ktoré sú náležitosti účtovných dokladov?
    9. Z akých hľadísk skúmame účtovné doklady?
    10. Charakterizujte vecnú správnosť dokladu.
    11. Charakterizujte formálnu správnosť dokladu.
    12. Ktoré kroky sú nevyhnutné na zabezpečenie obehu účtovného dokladu?
    13. Čo je to predkontácia.
    14. Vysvetlite rozdiel medzi príručným archívom a účtovným archívom.
    15. Aké dlhé obdobie sa musia účtovné doklady archivovať?
    16. Vymenujte aspoň 3 hlavné zásady, ktoré sa uplatňujú pri spracovaní účtovnej dokumentácie.
PrílohaVeľkosť
TriedenieUctovnychDokladov.png14.74 KB
UctovaciPredpis.png3.56 KB